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確定會議形式、會議人數及會議時間
會議人數和會議形式決定了會場面積的大小，正常會議人數和會場面積比例是1：1.6～1.8比較合適（一些展覽類會議除外），太大了容易感覺空曠，不聚氣，也增加了費用開支，太小了會感覺壓抑。
確定會議時間之后才能著手去找場地，因為時間不確定，酒店這邊就沒辦法做預訂，也就沒辦法確定酒店有沒有檔期。
02
根據會議預算選擇會議場地
在選場地的時候應該提前確定好會議預算，可以避免在場地考察和篩選時浪費時間和精力。而會議預算決定了會場（一般多為酒店）的“檔次”，會議預算包含會議會場費用、參會人員食宿費用、以及會場物料準備、搭建費用和其他一些費用，會議預算做好了才能開始匹配相對應的酒店會場。如果是三星酒店預算想去四星級酒店會場開會，那只能在位置上做讓步，去郊區或者一些縣市區會好點。正常市區里面每個檔次酒店，費用都是相匹配的。
03
綜合考慮會場的交通和位置
會議活動從本質上就是一種大型人員聚集活動，所以位置很重要，要看交通是否便利，是否方便停車，離地鐵口有多遠，公交站能不能直達等等。會議性質也跟位置有很大關系，如果是比較“吵”的需要氛圍的會議，會場就盡量不要在鬧市區，有團建或者需要集體戶外活動的要盡量往郊區跑。


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